Die richtige Struktur und Besetzung eines Beirats im Familienunternehmen

Neben der Festlegung der Aufgaben, die ein Beirat im Familienunternehmen haben soll, ist die richtige Zusammensetzung der entscheidende Erfolgsfaktor für ein gutes Aufsichtsgremium. Das Gremium sollte zunächst unabhängig von bestimmten Personen oder Kompetenzen abstrakt konstruiert werden.

Festzulegen sind dabei:

• die Größe des Beirats,
• die fachliche Zusammensetzung des Gremiums,
• die Festlegung der Dauer der Amtsperiode
• sowie die Regelungen zur Bestellung und Abberufung der Mitglieder.

Über die konkrete personelle Besetzung des Beirats sollte erst im Anschluss an diese generelle Strukturierung nachgedacht werden. Aus der theoretischen Gestaltung lassen sich Anforderungsprofile ableiten, die als Grundlage für die Suche nach den richtigen Personen dienen sollten.

Wie viele Mitglieder sollte ein Beirat haben?

Gesetzliche Vorgaben zur Größe eines Beirats oder Aufsichtsrats in Familienunternehmen bestehen nur

• im Geltungsbereich des Aktienrechts,
• bei GmbHs nach dem DrittelbetG (Gesetz über die Drittelbeteiligung der Arbeitnehmer im Aufsichtsrat, bei mehr als 500 Arbeitnehmern in Deutschland)
• oder nach dem MitbestG (Gesetz über die Mitbestimmung der Arbeitnehmer, bei mehr als 2.000 Arbeitnehmer in Deutschland).

Um die Komplexität in den konkreten Arbeitsabläufen des Beirats nicht unnötig zu erhöhen, sollte die Festlegung der Gremiumsgröße nach dem Prinzip „so klein wie möglich, so groß wie nötig“ erfolgen. Bei der konkreten Personenzahl spielt die Größe des Unternehmens eine Rolle, denn sie bestimmt die Aufgaben des Gremiums. Je spezialisierter die Aufgaben sind, umso notwendiger sind unterschiedliche Fachkompetenzen der einzelnen Mitglieder. Durchgesetzt haben sich Gremien mit drei bis fünf Mitgliedern. Für die Festsetzung der Anzahl ist wesentlich, dass Pattsituationen vermieden werden können. Daher empfiehlt sich eine ungerade Mitgliederzahl oder ein Doppelstimmrecht – zum Beispiel für den Vorsitzenden des Gremiums.

Welche Kompetenzen sollten im Beirat oder Aufsichtsrat eines Familienunternehmens vertreten sein?

Die im Gremium vertretenen Kompetenzen sollten sich an der Situation des Unternehmens, den Überlegungen zur Governance-Struktur (insbesondere der Frage, welche Rolle die Familie in Führungs- und Kontrollgremien spielt) und der familiären Konstellation orientieren. Ein Gründungsunternehmen braucht anderen Rat und Kontrolle als ein Unternehmen in der Phase dynamischen Wachstums. Ein Spezialist in der Nische andere Unterstützung als Unternehmen mit einem breiten Portfolio aus Beteiligungen. In Krisensituationen, Restrukturierungen oder Sanierungen sollte die Zusammensetzung des Beirats dahingehend ausgerichtet werden.

Auch die Anforderungen an den Beirat bestimmen die Besetzung: Liegt der Schwerpunkt im Sparring mit der Geschäftsführung, in der Überwachung des Fremdgeschäftsführers oder in der Brückenfunktion zum Gesellschafterkreis?

Die Verortung des Familienunternehmens und der Familie im Drei-Dimensionen-Modell ist also ein wichtiger Aspekt für die Kompetenzsetzung des Gremiums.

Die Rolle der Inhaberfamilie

Je nach Governance-Struktur des Unternehmens ist es für die Zusammensetzung des Beirats wichtig, darauf zu achten, dass familiäre Dynamiken und Konflikte nicht auf die Struktur des Unternehmens übertragen werden. Um dies zu gewährleisten gilt:

• Wenn ein (oder mehrere) Familienmitglied das Unternehmen operativ leitet, sollte die Mehrheit der Beiratsmitglieder extern besetzt werden.
• Der Vorsitzende des Gremiums sollte nicht aus der Familie stammen, wenn ein anderes Familienmitglied Teil der Unternehmensführung ist.
• Anders als die Regeln für Publikumsgesellschaften vorgeben, ist es im Familienunternehmen typisch und ratsam, wenn der scheidende Geschäftsführer mit seinem Wissen und seinen Erfahrungen über das Beiratsgremium weiterhin Einfluss nimmt.
• Wenn das Unternehmen von einer reinen Fremdgeschäftsführung geleitet wird, sollte die Familie nach Möglichkeit die Mehrheit im Gremium stellen.
• Das Gremium sollte kein Stellvertreter-Gremium der Gesellschafterversammlung sein. Wird die dortige Konstellation quotal auf das Gremium übertragen, schwindet der eigenständige Nutzen.

Auch ein Familienmitglied in der Rolle des Beirats muss einer gewissen Mindestanforderung an die fachliche Qualifikation genügen. Sicher bietet die Familienzugehörigkeit eigene Argumente, dadurch sollte der Anspruch an die Qualität der Person aber nicht außer Acht gelassen werden. Immer mehr Familien erkennen diese notwendige Regel und schulen rechtzeitig ihre Mitglieder für die Aufgabe in einem Beirat.

Bei der richtigen Strukturierung, Verankerung und Besetzung Ihres Beirats oder Aufsichtsrats und der Aus- und Weiterbildung von Familienmitgliedern für eine Gremiumstätigkeit unterstützen wir Sie mit dem Angebot der PETER MAY Board Services.