Brauchen wir ein Family Office?

Prof. Dr. Maximilian A. Werkmüller erklärt die ersten Schritte zum professionellen Vermögensmanagement.

Für Inhaberfamilien, die planen ihr Vermögen gemeinsam zu verwalten und zu bewirtschaften, ist dies oft die zentrale Ausgangsfrage: „Ab welcher Vermögensgröße brauchen wir ein Family Office?“ Eine konkrete Summe, ab der die Einrichtung einer Vermögensverwaltung in jedem Fall ratsam ist, gibt es aber leider nicht. Denn ob und wann eine Familie ein Family Office für ihre eigenen Vermögensbelange einrichtet oder beauftragt ist nicht notwendigerweise eine Frage der Vermögensgröße. Vielmehr richtet sich der Bedarf nach dem Empfinden der Vermögensinhaber. Wenn eine Familie sich mit dem Status Quo nicht mehr gut aufgestellt sieht oder Bedenken hinsichtlich der Objektivität und der Unabhängigkeit externer Beratungsleistungen bestehen, so kann schon allein dieser Umstand es rechtfertigen, ein Family Office als “trusted advisor“ zu mandatieren.

Sicherlich gibt es eine natürliche Grenze nach unten, unterhalb derer bei kleineren Vermögen schon die Kosten einer umfassenden Bestandsaufnahme und der laufenden Beratung in einem Missverhältnis zum generierten Nutzen stehen. Trotzdem sollte die Eingangs gestellte Frage zunächst einmal unabhängig von der Vermögensgröße und vorrangig mit Blick auf die Vermögensstruktur und den empfundenen Beratungsbedarf beantwortet werden.

Tatsächlich entscheiden sich immer mehr Familien dafür, die Verwaltung und Steuerung ihrer Vermögensangelegenheiten in unabhängige und professionelle Hände zu legen. Nicht zuletzt das seit der Subprime-Krise anhaltende Misstrauen Banken gegenüber hat die Bedeutung des Private-Wealth-Managements in erheblichem Umfang zugunsten der Anbieter von Family-Office-Leistungen zurückgedrängt. Dieser Trend ist ungebrochen. Banken werden bereits seit längerem vorrangig nur noch als Lagerstelle für Wertpapiere bzw. für das Liquiditätsmanagement in Anspruch genommen; die strategischen Entscheidungen, auch das liquide Vermögen betreffend, treffen immer öfter Single oder Multi Family Offices.

Was genau zu beachten ist, wenn Sie Experten mit der strategischen Verwaltung Ihres Vermögens beauftragen und wie das übliche Vorgehen bei der Strukturierung der Vermögenssituation ist, fassen wir für Sie in einer mehrteiligen Reihe zusammen.

Der erste Schritt: Die strategische Vermögensplanung

Die wichtigste Kerndienstleistung des Family-Office-Managements ist die Strategische Vermögensplanung. Sie ist der Nukleus der Bewirtschaftung des Vermögens, denn sie beginnt mit einer vollständigen Erfassung, Bewertung und Sortierung aller Vermögensgegenstände einer Familie. Diese Datenaufnahme bildet den Rahmen, von dem sich alle weiteren Family-Office-Leistungen ableiten lassen. Nach der Bestandsaufnahme erfolgt in einem zweiten Schritt die kritische Analyse des Status quo insbesondere mit Blick auf Risiken und deren Wechselwirkungen zueinander, aber auch mit Blick darauf, ob der vorgefundene Vermögenszustand dem entspricht, was die Familie für sich als gut und angemessen definiert. Dieser Abgleich mit den Zielvorstellungen der gesamten Familie oder einzelner Familienmitglieder, die ebenfalls im Stadium der Datenaufnahme zu erheben sind, schreibt für das Family Office die Agenda der nächsten Schritte. Auf diese Ziele müssen die entworfenen Lösungen individuell zugeschnitten werden.

Häufige Fehler, wenn das Unternehmen das Zentrum des Vermögens bildet

Besondere Bedeutung hat die strategische Vermögensplanung bei Familien, die ein Familienunternehmen betreiben. Traditionell steht das Unternehmen immer im Vordergrund aller Aktivitäten. Für die privaten Investments oder das „drumherum“ bleibt oftmals nicht genug Zeit. Eine ganzheitliche Betrachtung des Familienvermögens hat in den allermeisten Fällen zu keinem Zeitpunkt stattgefunden. Dennoch wurden oft über Generationen auch Investments auf der privaten Vermögensseite getätigt; diese folgten aber nur in seltenen Fällen einem entwickelten Schema. Auch ein Controlling der getätigten Investments fand und findet hinsichtlich dieses Vermögenbestandteils meist nicht statt und professionelle Informationssysteme, die in jedem Unternehmen selbstverständlich vorhanden sind, existieren in der privaten Vermögensverwaltung selten. Entscheidungen werden daher nur im Hinblick auf einen Einzelaspekt opportunistisch und häufig nicht unter Berücksichtigung des vorhandenen Vermögens und der verschiedenen Wechselwirkungen (z.B. Liquidität, Ertragsteuern, Substanzsteuern, Risiken) getroffen. Die tatsächlich erzielten Vermögensrenditen bewegen sich oftmals auf einem unbefriedigenden Niveau bei unverhältnismäßig hohen Risiken. Der Handlungsbedarf wird nicht erkannt und notwendige Entscheidungen werden nicht getroffen. Hierdurch kommt es zur Klumpenbildung miteinander korrelierender Risiken und zur Fehlallokation von Vermögen.

Vermögensplanung bedeutet auch Risikoplanung

Der Planungsansatz, der nach der umfassenden Datenaufnahme entwickelt wird, umfasst meistens einen mehrjährigen Zeitraum und beinhaltet neben einer Optimierung der Vermögensstruktur in strategischer Hinsicht auch die Erfassung und Optimierung der Liquiditätsströme sowie die Analyse von Risikoszenarien, wie z.B. den Erbfall. In der Regel sind in der Inhaberfamilie Testamente vorhanden. Ob der darin zwischen den Eheleuten vereinbarte Güterstand (oft Gütertrennung) noch zeitgemäß ist und was dieser in steuerlicher Hinsicht für den Erbfall bedeutet, wurde aber meist ebenso wenig überprüft, wie die Frage, ob Testament und Gesellschaftsvertrag harmonisch aufeinander abgestimmt sind. Für die Vermögensplanung ist es aber grundlegend zu wissen, wie die für die Begleichung der Erbschaftsteuer benötigte Liquidität aufgebracht werden soll und wie „weichenden Erben“ abgefunden werden können. Außerdem müssen Testament und Vermögen vor Angriffen von innen (z.B. Pflichtteilsansprüche) und außen (z.B. vertragliche Haftung nach einer M&A-Transaktion) geschützt sein. All diese Fragen werden im Rahmen der strategischen Vermögensplanung gestellt. Ihre Beantwortung erfordert jedoch in vielen Fällen die Einbindung weiterer Spezialisten und ist nicht Bestandteil der strategischen Vermögensplanung im engeren Sinne, sondern ein sich davon ableitender Spezialauftrag. Es ist die Aufgabe des Family Office, für den jeweiligen Sachverhalt den möglichst besten Spezialisten heranzuziehen. Es „orchestriert“ und überwacht deren Einbindung.

Was die strategische Vermögensplanung leisten kann – und was nicht

Eines leistet die strategische Vermögensplanung hingegen nicht: sie ersetzt nicht die operative Planung für die betrieblichen Einheiten der Familie. Das Family-Office-Management ist keine Unternehmensberatung. Das Unternehmen wird zwar in seiner Gesamtheit als Bestandteil des Gesamtvermögens mit einem entsprechenden Wert in der Bilanz erfasst; um die operativen Belange kümmert sich der Unternehmer aber selbst. In der Regel entspricht dies auch dem gemeinsamen Verständnis.

Gerade bei unternehmerisch tätigen Familien legt das Family Office sein Augenmerk darauf, auf welche Weise mögliche Risiken, die mit dem unternehmerischen Engagement verbunden sind, auf der Seite des Privatvermögens abgemildert werden können. Das Mittel zum Zweck ist hier die Diversifikation. Eine möglichst breite Streuung der für private Investments zur Verfügung stehenden Mittel sorgt noch immer dafür, dass Risiken in den einzelnen Vermögenssegmenten nicht positiv miteinander korrelieren und sich dadurch verstärken, sondern im besten aller denkbaren Fälle negativ und damit risikosenkend wirken. Die gemeinsam mit der Familie erarbeitete Zielstruktur zu erreichen ist ein mehrjähriger Prozess, der nur schrittweise und unter Beachtung ggf. existierender steuerlicher (Halte-)Fristen umgesetzt werden kann. Auch dies, d.h. die Umsetzung von Handlungsempfehlungen des Family Office, ist nicht mehr Bestandteil der strategischen Vermögensplanung, sondern eine gesonderte Dienstleistung, welche auch erfordert, dass das Family Office in Frage kommende Investitionsopportunitäten prüft und danach beurteilt, ob sie geeignet erscheinen, den gewünschten (Diversifikations-)Effekt herbeizuführen.

Nach dem Abschluss des ersten Planungszyklus setzt sich das Family Office mit der Familie in regelmäßigen Abständen zusammen und diskutiert die nächsten Handlungsschritte. Hierzu zählen beispielsweise das Einrichten eines Controllings für das Gesamtvermögen, die Auswahl und Beauftragung geeigneter Vermögensverwalter sowie – wie oben bereits kurz dargestellt – die Planung und Optimierung der Vermögensnachfolge. Diese einzelnen Leistungssegmente möchten wir Ihnen in den kommenden Ausgaben vorstellen.